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Eventos híbridos: la nueva tendencia frente al Covid-19

La llegada de la pandemia y de la nueva normalidad hizo que, como todos, la industria del entretenimiento y los eventos buscara la manera de adaptarse y no detener sus actividades al 100%.

A partir de aquí, fueron dos tipos de eventos los que crecieron: los eventos virtuales y los eventos híbridos.

En esta ocasión te contaremos sobre los segundos:

¿Qué son los eventos híbridos?

Este tipo de evento se realiza en un lugar físico, pero su audiencia asiste de manera online e incluso puede interactuar.

Estos pueden tener distintas sedes físicas que están conectadas en streaming, generalmente también ofrecen una retransmisión

Hoy en día, organizar un evento híbrido es más que una buena idea, pues es una gran forma de acercarte con tu audiencia, cumpliendo con las medidas de sanidad necesarias.

Estos NO son eventos híbridos

Antes de continuar, es importante diferenciar los eventos híbridos, para evitar confusiones, ya que se suele creer que son eventos que solo se transmiten en vivo a una audiencia en línea, como una videoconferencia o un video en vivo de Facebook.

Recuerda que para este tipo de eventos se necesita tecnología que pueda ofrecer prácticamente la experiencia de un evento, como que los espectadores pueden participar en las sesiones de preguntas y respuestas, interactuar con los oradores y participar con otros asistentes.

Ventajas de los eventos híbridos

Organizar este tipo de eventos tiene muchas ventajas, las cuales te presentaremos a continuación.

Es importante considerar que todas ellas podrían aprovecharse cuando los contagios de Covid-19 se reduzcan y las actividades se normalicen, dando la opción de combinar los eventos presenciales con los híbridos.

  • Tener una mayor audiencia.


La posibilidad de aumentar tu audiencia es enorme, ya que las personas pueden conectarse desde cualquier parte del mundo, lo que evita complicaciones como los gastos de viaje o los tiempos de traslado.

Los eventos híbridos son perfectos para que tus invitados disfruten desde la comodidad de su casa, sin perder la esencia del evento

  • Reducción de costos.

Sin duda esta es una de las ventajas más significativas de este tipo de eventos, ya que el costo general puede reducirse.

Los gastos que se pueden reducir de forma más significativa son el lugar, el personal, y viáticos como los traslados, alojamiento y comidas.

Tal vez puedas llegar a pensar que contratar los servicios tecnológicos pueden aumentar el costo, pero al analizarlo a la inversa, en realidad habrá una reducción en el costo por asistente.

Esto ayuda a que el ROI (retorno de inversión) del evento brinde una mayor rentabilidad en tu evento.

  • Mayor oportunidad de colaboración

Como lo mencionamos anteriormente, estos eventos amplían las oportunidades para la colaboración de ponentes y asistentes.

Otra ventaja, es que antes de tus eventos puedes usar plataformas virtuales para recopilar información y fomentar la participación de la comunidad, y estas acciones las puedes extender durante y después de un evento.

  • Mayor aprendizaje

Este tipo de eventos pueden otorgar a los asistentes un mayor valor y una experiencia de aprendizaje más sólida.

Esto se puede lograr gracias a las posibilidades que ofrecen las plataformas de eventos virtuales o híbridos, además de los contenidos que tú les puedas brindar, además estos detalles también pueden mejorar el compromiso de los asistentes.

  • Contar con leads propios

Agregar un componente virtual a tu evento puede dar la oportunidad de rastrear, capturar y aprovechar al máximo los datos de los asistentes de una manera que sería difícil de lograr con eventos solo en vivo.

Actualmente, plataformas virtuales ofrecen análisis de datos profundos que te servirán para determinar los intereses y el comportamiento de los usuarios durante sus eventos.

  • Cumplir con las medidas de sanidad necesarias

En tiempos de Covid-19, esta es una gran ventaja, ya que este tipo de eventos te permiten cumplir con todas las medidas de sanidad necesaria, sin reducir el aforo en la audiencia.

¿Cómo organizar un evento híbrido?

Contar con una correcta organización es clave para asegurar el éxito de tus eventos híbridos, por eso es importante que sigas estos pasos que los especialistas consideran elementales:

  • Determina tus objetivos:

Sin duda el primer paso es conocer tus objetivos, comenzando con tu objetivo final deseado, de esta manera te será más fácil alinear los objetivos para todas las facetas de la reunión.

  • Define tu agenda

Para esto, es importante que determines si la audiencia virtual verá las presentaciones desde distintos husos horarios, de esta manera podrás adaptar la agenda de acuerdo a las necesidades de todos los participantes.

Otra sugerencia de los especialistas, es proyectar la presentación antes de un descanso en la agenda, esto para prevenirnos en caso de tener un problema con la tecnología y contar con un colchón de tiempo.

  • Analiza tu contenido

Tener tu contenido definido te ayudará a determinar la velocidad de transferencia de datos, así como el ancho de banda que necesitas. Por ejemplo, una imagen estática como una diapositiva sin video no requiere una señal fuerte para transmitir, sin embargo, las imágenes de alta definición requieren una mayor capacidad.

Ten en cuenta que entre más movimiento o video contenga una presentación, más fuerte debe ser la señal.

  • Preparar a tus ponentes

Tus ponentes son uno de los puntos más importantes dentro de tu evento, por ello es necesario que los prepares con la información necesaria acerca de la audiencia virtual, de qué ciudades, estados o países están viendo.

  • Conoce la tecnología que necesitarás

Las necesidades tecnológicas del evento serán de vital importancia para que este funcione correctamente, así que lo mejor es apoyarse en expertos de TI y contratar a un proveedor que tenga buenas referencias y experiencia en transmisiones en vivo.

  • Ten un Plan B

Sabemos que la tecnología puede llegar a fallar, ya que se puede caer o perder la señal, así que lo mejor es contar con un plan de respaldo.

En caso de que la señal falle, puedes grabar la sesión y notificar a la audiencia que en caso de que se haya perdido alguna parte estará disponible en línea después de la conferencia.

Ejemplos de eventos híbridos

  • Apple Special Events

Apple es pionero en este tipo de eventos, pues durante años han transmitido en vivo los anuncios y las revelaciones de productos como el iPad y el iPhone, brindando la oportunidad de conocer los detalles que se entregan a los asistentes en el lugar físico al mismo tiempo.

  • TwitchCon

TwitchCon es una conferencia que organiza Twitch cada año en San Diego, y que atrae a miles de fans de todo el mundo, ya que les ofrece sesiones de paneles, torneos y mucho más.

Twitch es un servicio de streaming online para jugadores y productores de contenidos. Debido a su negocio principal y su audiencia el elemento de streaming en vivo les brinda un gran plus.

Como podemos ver, los eventos híbridos no son algo nuevo, y ofrece distintas ventajas a las empresas, así que, si estás por organizar algún evento, podrías considerar esta opción, tal vez puedas adoptarla y combinarlo con los eventos físicos más adelante.

Recuerda que en Groups2Go nos encargamos de todos los detalles de tus eventos, y cuidamos que tus invitados se lleven una experiencia inolvidable.

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