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¿Cómo mejorar las reuniones virtuales de trabajo?

Seamos sinceros ¿Cuándo fue la última vez que tuviste una reunión en persona? Aceptémoslo: las reuniones de trabajo, hoy en día son cada vez más virtuales.

Si bien las reuniones virtuales de trabajo o en línea pueden ser convenientes, también desalientan el compromiso de los participantes ya que permiten que las personas se distraigan más fácilmente.

Cuando las personas se distraen, las reuniones pierden el objetivo y exigen emplear más tiempo en repetir.

Pero son indispensables ya que con ellas permiten a los equipos coordinar su trabajo, dar seguimiento a proyectos, crear productos y soluciones, tomar decisiones importantes, entre muchas otras funciones.

Aunque también es muy común que en las reuniones virtuales de trabajo, experimentemos dificultades técnicas, problemas de sonido y «metidas de pata».

Pero, ¿cómo hacer uso del tiempo en reuniones de forma efectiva, para que tus reuniones y tu agenda estén al día?

Antes de comenzar: ¿Estás seguro de que necesitas tener esa reunión?

1. Desarrollo de la agenda

Tu tiempo y el tiempo de los miembros de tu equipo es valioso. El trabajo desde casa además significa para muchos, más distracciones y estímulos que competirán con su involucramiento en la reunión. Dos estrategias te servirán para afrontar esta situación:

Planifica la menor cantidad de tiempo posible para tu reunión: ¿Necesitan realmente una hora? Al mantener la agenda apretada generarás incentivos para lograr de la forma más eficiente posible, el objetivo de la reunión.

Plantea los objetivos de tu reunión en forma de pregunta en lugar de afirmaciones: La planificación de tu reunión puede resultar más dinámica y motivante, e irá enfocada en lograr contestar a la(s) pregunta(s). Si no puedes idear preguntas para tu reunión, considera que probablemente no vale la pena tener esa reunión.

2. Número de participantes

Plantear preguntas te permitirá definir, además, quiénes deben participar en esa reunión. ¿Quiénes son las personas cuyo aporte es necesario para resolver estas preguntas?, evita enviar invitaciones de más, y mantén el número de participantes lo más acotado posible.

A medida en que las personas trabajan juntas y se conocen, desarrollan modelos mentales compartidos y lazos de afinidad que facilitan y optimizan el trabajo en equipo.

La evidencia señala que cuando los equipos trabajan a distancia, el desarrollo de estos elementos requiere de un mayor esfuerzo de parte de los miembros de equipo.

¿Por qué? Hay varias razones para ello, pero un componente importante de la comunicación cara a cara tiene que ver con la información que no está contenida en el mensaje verbal.

La postura, énfasis y gestos son algunos de los ejemplos de acciones que entregan información no verbal, y que entrega información complementaria importante a tus interlocutores. La información no verbal ayuda a tu interlocutor, por ejemplo, a identificar qué es más importante. Es por esta razón que utilizar videoconferencias para llevar a cabo tus reuniones, se ha asociado a la atención e involucramiento con la reunión.

Usar videoconferencias facilitará la cercanía entre miembros de un equipo, a pesar del distanciamiento, y facilitará el intercambio de información entre miembros del equipo. Además, evitará que las personas realicen otras tareas mientras participan de tu reunión.

3. Compartir significa que te importa

Si estás revisando información acompañada de elementos visuales o estadísticas, o si haces referencia a documentos externos, asegúrate de que todos puedan seguirte. Configura un uso compartido de pantalla para poder dirigir la atención de tu audiencia y que todos tengan la misma información. Este paso podría evitar las preguntas del estilo: “Espera, ¿en qué estamos?, o “Un momento, tengo que ir a la página correcta”. Compartir pantalla elimina la necesidad de esas pausas y los momentos de confusión. Pero recuerda: si compartes pantalla, asegúrate de desactivar todos los programas o notificaciones de correo, teléfono o mensajería para evitar anuncios incómodos.

4. Sé directo

Uno de los desafíos de las reuniones virtuales de trabajo es saber quién va a hablar o quién necesita participar. Según los participantes de la reunión y sus personalidades, las reuniones virtuales de trabajo pueden variar entre muchas personas hablando a la vez y pausas prolongadas después de que alguien terminó de hablar. Para evitar los embrollos vocales indescifrables o el tiempo de aire vacío, dirige las preguntas específicamente a otros participantes de la reunión. Si las personas trabajan juntas o dependen de otros pasos del proceso para avanzar, no temas preguntarles específicamente si tienen algo para agregar o preguntas adicionales. Al desviar la conversación abiertamente, te asegurarás de maximizar el tiempo de la reunión a la vez que permitirás que se escuchen todas las voces.

Cada cinco o diez minutos, pregunta a los asistentes cómo se sienten y si tienen alguna inquietud. Esto ayudará a las personas que están participando en la reunión virtual a sentirse involucradas y saber que son escuchados y atendidos. También te permitirá realizar un seguimiento del estado de ánimo durante la reunión.

5. Verifica la tecnología

No importa si es tu primera reunión en línea o la millonésima, asegúrate de que sabes usar la tecnología. Confirma el modo de acceso telefónico y que los parlantes funcionen. Si necesitas Internet para tener acceso a tu conferencia o a tu correo o notas relacionados con alguna de las reuniones por internet, comprueba que haya Wi-Fi. Las frustraciones iniciales con frecuencia surgen cuando una persona necesita uno o más minutos para tener acceso a la línea de conferencia. Procura evitarlas: llega a la sala de conferencias temprano y únete a la reunión. Aunque silencies tu teléfono hasta que otras personas se unan, al menos podrás centrarte en el contenido de tu charla en lugar de preocuparte por entrar.

Si te reúnes con alguien por primera vez, o lo haces con personas en un país cuyas herramientas de reunión no se conocen, considera preguntar con anticipación cuáles son más favorables para ellos. Recuerda que muchas personas no están familiarizadas con todas ellas, y no te recomendamos agregar ningún estrés a la reunión en torno a la logística.

A continuación te mostramos una lista de algunas herramientas para realizar reuniones virtuales de trabajo:

  • GoToMeeting: este es un programa de reuniones en línea muy completo y confiable que cuenta con pantalla compartida y excelente calidad de llamadas.
  • Hangouts de Google: esta suele ser a menudo una de las opciones más convenientes, gracias a la presencia de Google; en especial si se está utilizando Google Calendar para administrar la agenda.
  • me: esta es una herramienta ideal para reuniones de pantalla compartida que requieran ser rápidas y fáciles.
  • Zoom: esta plataforma permite realizar videoconferencias, hacer chats e impartir webinars de forma rápida y sencilla.
  • Uber Conference: esta herramienta no utiliza números de PIN de reunión; esto permite una experiencia de llamada de conferencia menos complicada y también permite compartir pantalla.
  • Skype: esta es una buena opción para chatear con gente de todo el mundo, aunque a veces puede ser de uso más difícil para algunos usuarios.

Beneficios de personalización

Las reuniones en línea, por teléfono o virtuales pueden ser muy aburridas: falta el lenguaje corporal para entender cómo responden las personas o si están haciendo un buen seguimiento.

Para remediar la posibilidad de perder la atención de las personas, no dejes de imprimir tu personalidad. Intenta ser tan agradable como serías en persona, o incluso más, según la reunión lo requiera.

Una energía elevada atraerá a la audiencia y la mantendrá atenta a los temas en debate. No querrán perder el hilo, especialmente si tienes el hábito de preguntarles directamente a las personas cómo responden a un tema.

Cuando todas las personas están involucradas al máximo en la reunión, los temas se abordan rápidamente y abarcas más material en menos tiempo.

Al término de la reunión: ¿Tuviste una reunión virtual efectiva?

Identifica a los DIRES antes de cerrar tu reunión.

No dejes que nadie se vaya de tu salón de reuniones virtual sin conocer los acuerdos alcanzados y los próximos pasos. Si quedaron tareas pendientes, designa a los DIRES (Directamente Responsables) para ejecutarlas. Podrán hacer seguimiento de estas en la próxima reunión.

No importa el formato de la reunión, no hace falta perderse en la organización virtual. Si estás preparado y captas la atención de tus colegas, las reuniones serán claras y estarán alineadas a tus objetivos.

¡Ya tienes todo lo que necesitas! Pon en práctica estos consejos y lidera tu reunión virtual de trabajo con confianza.

Si necesitas hacer una reunión física o virtual muy profesional que supere todas las expectativas de los presentes en Groups2Go podemos ayudarte. ¡Contáctanos!

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